Zakres Nowelizacji

Z dniem 7 stycznia 2026 r. Prezydent RP podpisał dwie kluczowe ustawy: Ustawę z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz ustawa z dnia 18 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (dalej jako: „Nowelizacje”). Celem Nowelizacji jest systemowe wdrożenie rozwiązań cyfrowych w relacjach pracowniczych oraz uszczelnienie systemu orzekania i kontroli świadczeń z ubezpieczenia społecznego. Mechanizm zmian ma na celu ujednolicenie formy elektronicznej z formą pisemną w zakresie szerokiego katalogu dokumentacji kadrowej oraz optymalizację procesów kontrolnych ZUS poprzez wprowadzenie nowych rygorów dla ubezpieczonych przebywających na zwolnieniu lekarskim (L4).

Aktualny etap legislacyjny

Obie ustawy Nowelizujące zostały podpisane przez Prezydenta RP w dniu 7 stycznia 2026 r. i obecnie oczekują na publikację w Dzienniku Ustaw. Z uwagi na fakt, iż w momencie sporządzania niniejszego alertu publikacja ustaw w Dzienniku jeszcze nie nastąpiła, terminy wejścia w życie są liczone od daty ogłoszenia zgodnie z przyjętym vacatio legis:

  • W zakresie Kodeksu pracy: Przepisy wchodzą w życie po upływie 14 dni od dnia ich ogłoszenia (przewidywany termin wdrożenia to przełom stycznia i lutego 2026 r.).
  • W zakresie Systemu Ubezpieczeń Społecznych: Kluczowe zmiany dotyczące orzecznictwa i kontroli wchodzą w życie po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia (przewidywany termin to kwiecień 2026 r.).

Przedmiot zmian w Kodeksie Pracy

Najistotniejszym aspektem wprowadzanym przez Nowelizację Kodeksu pracy jest ustanowienie i zdefiniowanie cyfrowej ścieżki składania oświadczeń woli i wniosków pracowniczych. Zrównanie formy elektronicznej z formą pisemną ma na celu uproszczenie procedur, przyspieszenie wymiany dokumentacji oraz redukcję kosztów archiwizacji papierowej.

Zastosowanie formy elektronicznej (równoważnej z pisemną) obejmie przedmiotowy katalog dokumentacji:

  • Organizacja czasu i systemów pracy – Nowelizacja ma umożliwić cyfrowe procesowanie wniosków o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy (art. 142 KP), stosowanie ruchomego czasu pracy (art. 140¹ w zw. z art. 150¹ KP) oraz systemów: skróconego tygodnia pracy (art. 143 KP) i pracy weekendowej (art. 144 KP). Cyfryzacja tych procesów ma pozwolić na dynamiczne zarządzanie grafikami pracy i szybką reakcję na potrzeby operacyjne przedsiębiorstwa bez konieczności fizycznego obiegu dokumentów.
  • Urlopy i przerwy w zatrudnieniu – Elektronizacja objęła również wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego, zarówno w trybie zwykłym (art. 174 KP), jak i  zgodę na wykonywanie pracy u innego pracodawcy (art. 174¹ KP). Umożliwienie składania tych oświadczeń w formie elektronicznej ma ułatwić formalizowanie przerw w zatrudnieniu i pozwala na sprawniejsze zarządzenie limitami kadrowymi w okresach przestoju lub delegowania pracowników do innych podmiotów wewnątrz grup kapitałowych.
  • Realizacja obowiązków informacyjnych w zakresie pracy nocnej – Cyfryzacja objęła również wniosek pracownika o poinformowanie Państwowej Inspekcji Pracy o fakcie zatrudniania go przy pracach wymagających stałej lub okresowej aktywności w porze nocnej (art. 151⁷ KP).

Przedmiot zmian w Systemie Ubezpieczeń Społecznych

Nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz innych ustaw skupia się na odbiurokratyzowaniu kontaktu z ZUS oraz przyspieszeniu wydawania orzeczeń medycznych poprzez rozszerzenie kompetencji orzeczniczych na inne zawody medyczne.

Kluczowe modyfikacje obejmują:

  • Reforma orzecznictwa medycznego i komisji lekarskich – Nastąpi istotne rozszerzenie kompetencji do badania pacjentów i wydawania orzeczeń. Pielęgniarki i pielęgniarze uzyskają uprawnienia w sprawach o niesamodzielność, natomiast fizjoterapeuci w zakresie orzekania o potrzebie rehabilitacji leczniczej (skierowania do sanatoriów). Ma to na celu radykalne skrócenie czasu oczekiwania na terminy komisji. Dodatkowo ustawodawca usankcjonował możliwość przeprowadzania komisji lekarskich w trybie zdalnym, przy wykorzystaniu systemów teleinformatycznych, co upraszcza całą procedurę.
  • Cyfryzacja kanałów komunikacji z organem rentowym – Kluczową zmianą jest uznanie wezwania ubezpieczonego na badanie orzecznika za pośrednictwem telefonu lub portalu PUE ZUS za prawnie wiążące. Takie doręczenie cyfrowe zostanie zrównane w skutkach z tradycyjnym listem poleconym. Rozwiązanie to ma na celu przyspieszenie toku postępowań orzeczniczych i wyeliminowanie obstrukcji procesowej wynikającej z długiego czasu obiegu korespondencji papierowej.
  • Optymalizacja procesów emerytalnych i rehabilitacyjnych – Wprowadzono nową zasadę wyliczania stażu emerytalnego, zgodnie z którą każdy miesiąc ubezpieczenia traktowany jest jako pełne 30 dni, co ma uprościć algorytmy naliczania świadczeń i eliminuje błędy wynikające z różnej liczby dni w miesiącach. W zakresie prewencji rentowej zlikwidowano zbędne bariery biurokratyczne przy wyjazdach do sanatoriów, umożliwiając rozpoczęcie leczenia w oparciu o dokumentację medyczną bez konieczności oczekiwania na formalne, papierowe decyzje urzędowe.
  • Ujednolicenie okresu zasiłkowego przy wielokrotnym zatrudnieniu – Nowelizacja wprowadza zasadę wspólnego limitu dni chorobowego dla osób zatrudnionych u kilku pracodawców. Obecny limit 182 dni (lub 270 dni w szczególnych przypadkach) ma być wspólny dla wszystkich tytułów ubezpieczenia. Oznacza to, że okresy niezdolności do pracy z różnych źródeł przychodów nie sumują się już oddzielnie, co ma zapobiegać nadmiernemu wydłużaniu pobierania zasiłków poprzez „migrację” między tytułami ubezpieczenia.

Sankcje i rygory kontroli

W celu uszczelnienia wydatków z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, Nowelizacja wprowadza bezprecedensowe zaostrzenie rygorów kontrolnych. Utrata prawa do zasiłku chorobowego ma następować w sposób natychmiastowy i obejmować cały okres objęty zwolnieniem, jeżeli ubezpieczony w trakcie jego trwania podejmie jakąkolwiek formę aktywności zarobkowej lub wykonuje czynności sprzeczne z celem zwolnienia, które mogą utrudnić powrót do zdrowia. Ustawodawca w uzasadnieniu Nowelizacji wprost wskazuje tutaj na aktywności takie jak remonty, wyjazdy turystyczne czy rekreacyjne.

Nowy model kontroli nadaje kontrolerom ZUS szerokie uprawnienia do weryfikacji ubezpieczonego w dowolnym miejscu, w którym aktualnie przebywa lub wykonuje czynności (nie tylko w miejscu zamieszkania). Z każdej czynności kontrolnej sporządzany będzie szczegółowy protokół, do którego chory ma prawo zgłosić zastrzeżenia w terminie 7 dni. Jednocześnie, w celu zachowania równowagi stron, nałożono na ZUS sztywny, 30-dniowy termin na wydanie orzeczenia. W przypadku zwłoki organu, ubezpieczony zyska ustawowe prawo do złożenia oficjalnego ponaglenia, co ma dyscyplinować administrację publiczną do sprawnego procedowania spraw obywateli.

Podsumowanie

Pełna cyfryzacja wniosków pracowniczych pozwala na znaczną optymalizację procesów administracyjnych, jednak wymaga od pracodawców pilnej aktualizacji procedur wewnętrznych oraz regulaminów pracy w zakresie formy składania oświadczeń woli. Wprowadzenie możliwości składania wniosków w postaci elektronicznej sprawia, że oświadczenia te będą w pełni prawnie wiążące, co obliguje pracodawców do odpowiedniego przygotowania systemów i procedur na ich przyjmowanie. Jednocześnie nowe zasady kontroli ZUS nakładają na pracowników znacznie większą odpowiedzialność za sposób wykorzystywania zwolnień lekarskich, co staje się kluczowym elementem zachowania dyscypliny pracy w organizacjach. Przedsiębiorcy powinni już teraz przygotować się na nadchodzące zmiany, aby zapewnić pełną zgodność z nowymi standardami raportowania i dokumentowania procesów kadrowych.

📞 Masz pytania? Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci zrozumieć zmiany, dostosować wewnętrzne regulaminy i przygotować Twoją organizację na pełne wdrożenie nowych przepisów.