Interesy z kontrahentami z Państwa Środka nie zawsze kończą się sukcesem. Zdarza się, że kontrahent nie spełni swoich zobowiązań, np. nie wyśle zamówionego towaru, czy też wyśle towar, ale zupełnie nieodpowiadający ustalonej specyfikacji.
Z drugiej strony — mogą wystąpić problemy z płatnością za produkty w dostawie. W każdej spornej sytuacji strony dążąc do rozwiązania, odwołują się do uprzednich ustaleń. Z tego powodu wszystkie ustalenia powinny być zawarte na piśmie.
Co do zasady forma umowy nie jest z góry narzucona, czy to przez prawo polskie, chińskie, czy obowiązujące oba państwa konwencje międzynarodowe. W efekcie wielu przedsiębiorców nie podpisuje żadnej umowy z kontrahentami, bazując jedynie na zamówieniach bądź ustaleniach poczynionych drogą elektroniczną. W przypadku sporu pojawia się ogromny problem: na co właściwie strony były umówione? Trudno jest potem udowodnić w postępowaniu sądowym lub arbitrażowym, jaka dokładnie była treść wspólnej umowy. Dlatego niezwykle ważne jest nie tylko podpisanie samej umowy, ale również zawarcie w niej bardzo szczegółowych postanowień dotyczących transakcji.
O tym, że warto podpisywać umowy z chińskimi partnerami, co okazuje się bezcenne w razie sporu, pisaliśmy niedawno. Oprócz informacji dotyczących stron umowy (zawsze należy podać nazwę kontrahenta w języku chińskim), przedmiotu umowy, ceny, sposobu jej wykonania, zasad odpowiedzialności za towar na różnych etapach realizacji umowy, kar umownych, wyboru prawa właściwego dla umowy i organu rozstrzygającego ewentualny spór itp. W umowie często zawiera się klauzule dotyczące pokrycia kosztów postępowania i reprezentacji przez stronę w razie sporu. Do kosztów tych nie zalicza się jednak tych związanych z przygotowaniem dokumentów, które mogą być całkiem wysokie. Warto więc dodać taki punkt do umowy.
Kosztami, których często nie bierze się pod uwagę są koszty tłumaczenia i legalizacji dokumentów.
Tłumaczenie dokumentów zazwyczaj dokonywane jest przez tłumacza przysięgłego (czasem wystarczy tłumaczenie zwykłe – za każdym razem należy tę kwestię zweryfikować). Obliczenie kosztów tłumaczenia opiera się o cenę za jedną stronę obliczeniową. Co do zasady, strona tłumaczenia przysięgłego zawiera 1125 znaków, przy czym w niektórych przypadkach przy tłumaczeniu na język chiński tłumacz przysięgły może uznać, że u niego strona obliczeniowa to 375 znaków chińskich. Wynika to z prostego obliczenia, że jeden znak chiński zawiera od 2 do 5 liter alfabetu łacińskiego, które to litery fizycznie należy „wystukać” na klawiaturze komputera. Obecnie (czerwiec 2022 r.) na liście Ministra Sprawiedliwości znajduje się 20 tłumaczy przysięgłych języka chińskiego w całej Polsce, w tym 13 tłumaczy w województwie mazowieckim.
Nieco prościej jest z tłumaczeniami na język angielski, po pierwsze dlatego, że samych tłumaczy jest więcej, po drugie dlatego, że strona obliczeniowa powinna zawsze wynosić 1125 znaków.
Język tłumaczenia zależeć będzie od języka postępowania (możliwość wyboru języka występuje w postępowaniach arbitrażowych, spory sądowe w Chinach według chińskiego kodeksu postępowania cywilnego są prowadzone tylko w języku chińskim). Bardzo często jako język umowy i postępowania arbitrażowego wybierany jest jednak język angielski. Wynika to
z prostego faktu, że najłatwiej porozumieć się stronom w jednym „wspólnym” języku, dzięki czemu większość dokumentów od razu wystawiana jest w języku angielskim i właśnie w tym języku mają status oryginału.
Aby dokonać legalizacji, należy najpierw posiadać dokument z notarialnie poświadczonym podpisem. Następnie autentyczność podpisu notariusza musi zostać poświadczona przez właściwy miejscowo sąd okręgowy (dalej: „SO”). Posiadając poświadczenie
z SO, należy udać się do Referatu ds. legalizacji Ministerstwa Spraw Zagranicznych (dalej: „MSZ”) lub listownie przesłać tam do dokumenty. Ostatnim punktem na drodze do udanej legalizacji dokumentu jest legalizacja w konsulacie Chińskiej Republiki Ludowej (dalej: „ChRL”). W każdym z tych miejsc należy uiścić odpowiednią opłatę.
U notariusza opłata powinna być zgodna z Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1473 z późn. zm.). W zależności więc od czynności taksa będzie inna, np. za poświadczenie własnoręczności podpisu na dokumentach, w przypadku, gdy przedmiot jest oznaczony sumą pieniężną, taksa wynosić będzie 1/10 maksymalnej stawki, jaka należałaby się, gdyby dokument sporządzono w formie aktu notarialnego, nie więcej jednak niż 300 zł, natomiast na pełnomocnictwach i innych dokumentach – 20 zł.
Prezes właściwego SO albo upoważniony przez niego sędzia lub referendarz sądowy uwierzytelnia autentyczność podpisu notariusza i jego pieczęci urzędowej. Za uwierzytelnienie jednego dokumentu pobierana jest opłata skarbowa w wysokości 26 zł, którą zazwyczaj należy wcześniej uiścić na wskazane przez sąd okręgowy konto. Taką samą opłatę, tj. 26 zł za każdy dokument należy uiścić za legalizację w Referacie ds. Legalizacji MSZ.
Następnie dokumenty legalizowane są w Konsulacie ChRL. Zgodnie z informacjami podanymi na stronie internetowej Ambasady ChRL w Polsce od dnia 19 kwietnia 2022 r. Ambasada powierzyła odbieranie dokumentów do legalizacji Chińskiemu Centrum Wizowemu (Chinese Visa Application Center), którego cennik w złotówkach przedstawiony jest poniżej:
Z powyższego cennika wynika więc, że legalizacja JEDNEGO dokumentu handlowego przez obywatela polskiego za pośrednictwem Chińskiego Centrum wizowego to koszt 446 zł.
Przy legalizacji 10 dokumentów, przyjmując, że taksa notarialna wyniesie 26 zł, a sprawę powierzymy centrum wizowemu to koszt pełnej legalizacji wyniesie łącznie 5246 zł. Może się jednak zdarzyć, że w postępowaniu przed organami chińskimi trzeba będzie przedstawić więcej zalegalizowanych dokumentów. Wtedy musimy liczyć się z całkiem niebagatelną sumą, nawet z punktu widzenia kosztów postępowania i reprezentacji.
Przy dokumentach tłumaczonych przez tłumacza przysięgłego, dokumentu nie trzeba już poświadczać u notariusza ani w SO. Dokument z pieczęcią i podpisem tłumacza przysięgłego należy dostarczyć do Referatu ds. legalizacji MSZ, gdzie uwierzytelnia się pieczęć i podpis tłumacza. Tak poświadczony dokument podlega dalszej legalizacji w Konsulacie ChRL w Polsce.
Potrzeba legalizacji całości lub części dokumentów występuje zawsze w sporach sądowych prowadzonych w ChRL
i zazwyczaj w sporach prowadzonych przez komisje arbitrażowe na terenie tego kraju. Chiński kodeks postępowania cywilnego zgodnie z art. 271 wprowadza obowiązek legalizacji pełnomocnictwa udzielanego chińskiemu prawnikowi prowadzącemu sprawę sądową (obcokrajowcy, czy też spółki zagraniczne będące stroną sporu sądowego w Chinach są zobowiązani do powierzenia prowadzenia sprawy prawnikowi zarejestrowanemu w ChRL), a więc konieczność legalizacji pełnomocnictwa możemy z góry założyć. W stosunku do pozostałych dokumentów należy potwierdzić, które dokumenty będą jej podlegały – może się zdarzyć, że zalegalizować trzeba będzie wszystkie przedstawiane w sporze dokumenty.
Podpisując umowę z kontrahentem chińskim należy więc, oprócz dokładnego przeanalizowania wszelkich możliwych sytuacji, które mogą zaistnieć w wyniku przeprowadzenia transakcji, wziąć pod uwagę dodatkowe koszty i być może zawrzeć odpowiednie postanowienia umowne.
