Jaka umowa w Chinach – elektroniczna czy papierowa? Oglądając codziennie umowy zawierane pomiędzy przedsiębiorstwami polskimi i chińskimi, nietrudno zauważyć tendencję do preferowania umów cyfrowych względem tradycyjnych papierowych. W końcu ciężko jest zawrzeć fizyczną umowę z kimś, kto znajduje się na drugim końcu świata. Dużo bardziej oczywiste wydaje się wydrukowanie umowy, podpisanie i wysłanie drugiej stronie jedynie skanu. Czynność taka daje poczucie zawarcia umowy w solidny sposób, co poniekąd jest słuszne – czy jednak jest to tym samym, co wysłanie podpisanej umowy kurierem do Chin?
Umowa elektroniczna czy w formie papierowej – jaka umowa jest wiążąca w Chinach?
Czy zawarcie umowy w formie elektronicznej jest tym samym, co podpisanie jej papierowej wersji przez strony? Intuicja podpowiada, że naturalnie nie. Cofając się do absolutnych podstaw kupowania i sprzedawania w Chinach – umowa przede wszystkim musi istnieć, bo mając umowę, wiemy, na co się umawiamy. Brzmi to, jak truizm, jednak wciąż spotykam przedsiębiorców, którzy lekceważą ten aspekt. Często ludzie nawiązują relacje oparte o wymianę podstawowych informacji w mailach czy innych elektronicznych platformach. Jakie są więc zasady zawierania umów?
1. Podpisujmy umowy
Zakładając, że nie wiemy, co tak naprawdę powinno znaleźć się w takiej umowie, może być to źródłem pewnych frustracji. Przed rozpoczęciem tworzenia umowy warto zadać sobie pytania: Kto zawiera umowę z kim? Co ma zrobić jedna i druga strona? Na jakie konta bankowe należy dokonać przelewu pieniędzy? Jakie są zasady odpowiedzialności za towar i kiedy ma zostać przesłany? Kto pokryje dodatkowe koszty, które mogą pojawić się w trakcie podróży towarów? Czy umawiamy się na jakieś kary, jeżeli jedna ze stron nie wywiąże się z obowiązków? Jakie prawo stosujemy do umowy i jaki organ będzie odpowiedni do rozwiązywania konfliktów zeń wynikających?
To absolutnie podstawowe zagadnienia, na które w przypadku złej umowy niestety najczęściej odpowiedzią jest „nie wiem”. Dlatego zawsze lepiej jest skontaktować się z kancelarią prawną specjalizująca się w danej dziedzinie i pozwolić prawnikowi zaproponować konkretne klauzule, które zadbają o nasz interes. Profesjonalista na każde z tych pytań (i znacznie więcej) ma przygotowany wachlarz odpowiedzi i jest w stanie wybrać zestaw takich, które najbardziej będą pasować do konkretnej sytuacji.
Jak przygotować umowę w Chinach? Przygotowując umowę w relacjach polsko-chińskich warto zwrócić uwagę na art. 470 chińskiego kodeksu cywilnego (中华人民共和国民法典（2020年5月28日第十三届全国人民代表大会第三次会议通过）dalej jako CKC), który wprost wskazuje, że umowa powinna zawierać: nazwisko lub oznaczenie i adres każdej ze stron, przedmiot sprzedaży, ilość, jakość, cenę, czas, miejsce i sposób wykonania, odpowiedzialność za zwłokę oraz metodę rozstrzygania sporów.
2. Wady i zalety obu form dokumentu
Załóżmy jednak, że skontaktowaliśmy się już z prawnikiem i wiemy, jak takie umowy powinny wyglądać oraz dokładnie rozumiemy relację, jaką chcemy nawiązać z naszym chińskim kontrahentem. Następnym krokiem jest wydrukowanie i podpisanie takiej umowy. Uczulam, że ze względu na chińską kulturę podpisywania dokumentów umowa powinna być podpisana czarnym tuszem i opatrzona poprawną pieczątką. Alternatywą może być rzecz jasna umowa podpisana elektronicznie, jednak jest to osobna kwestia, która wymaga zrozumienia zasad funkcjonowania podpisu elektronicznego w Chinach. Skan podpisanego dokumentu nie jest podpisem elektronicznym ani w Polsce, ani w Chinach.
Pytanie, które może wzbudzić zawahanie się to czy wydrukowaną i podpisaną umowę wysłać pocztą, czy wystarczy przesłanie skanu mailem? Konsekwencje każdej z tych decyzji są proste. Podpisanie dwóch egzemplarzy dokumentu i zobowiązanie strony chińskiej do odesłania jednego egzemplarza z podpisami obu stron sprawi, że będziemy mieli fizyczną wersję umowy na swojej półce. Jeżeli tego nie zrobimy, to będziemy mieli umowę tylko w formie pliku PDF na dysku, czyli jedynie elektroniczną wersję.
Paradoksalnie to umowy w wersji „papierowej”, co do zasady są praktyczniejsze. Jeżeli jakiś organ – czy to chiński, czy to polski – będzie tego dokumentu potrzebował, to bez problemu możemy zaprezentować oryginał, który bezpiecznie spoczywa na naszej półce. W przypadku wersji elektronicznej można spotkać się ze znacznymi problemami, przy których to forma papierowa okazuje się także tańszą opcją. Miałem do czynienia z podmiotem, który posiadał podpisaną umowę przesłaną jedynie mailem. Kiedy dokumenty należało przedstawić sądowi, okazało się, że konieczne jest sporządzenie przez notariusza protokołu wejrzenia na skrzynkę mailową, a następnie także przetłumaczenie i zalegalizowanie tego protokołu. Wszystko to generuje trudne do zignorowania koszty. Umowa przygotowana w dwóch językach, odpowiednio podpisana i posiadana w oryginale jest praktycznie gotowa do użycia oraz zmniejsza prawdopodobieństwo wystąpienia niepotrzebnych problemów, jak np. ten przytoczony powyżej,
Nieprzesłanie sobie fizycznej umowy często niesie za sobą niestety pewne ryzyka. Chińczycy często wcale ich nie podpisują, a wklejają tam swój podpis stworzony w programach graficznych. Czasami bywa to bardzo trudne do zweryfikowania, a jednocześnie w razie ewentualnego sporu może dawać podstawę do podważania ważności dokumentu. Nieposiadanie kopii zapasowej może być źródłem kolejnych problemów.
Nie należy jednak demonizować umowy istniejącej tylko na naszym dysku. Naturalnie nie zawsze dochodzi do konfliktu. Czasami zdarzają się przypadki, w których zwyczajnie jest to korzystniejsza opcja. Zawieranie umów i wzajemne przesłanie skanów jest szybsze, tańsze, wygodniejsze i pozwoli oszczędzić nam miejsce na półce. W przypadku prowadzenia biznesu opartego na wielu drobnych transakcjach o niskiej wartości osobiście zdecydowałabym się pewnie na taką właśnie formę, zważywszy na to, że przesłanie dokumentów kurierem z Polski do Chin to koszt ok. 150 zł.
Warto przyjrzeć się nieco bardziej zaawansowanym sposobom zawierania umów przez Internet. Jedna z opcji to tworzenie dodatkowych zabezpieczeń np. szyfrowanie za pomocą blockchain’u przy współpracy z zewnętrznym podmiotem. Jest to jednak osobna technika względem tutaj omawianej, a przy okazji także pozbawiająca nas różnych aspektów, o których wspomniano poprzednio tak, jak szybkość czy prostota w tworzeniu. Trzeba jednocześnie wspomnieć, że chińska ustawa o podpisie elektronicznym, która weszła w życie w 2005 r. i została zmodyfikowana w 2015 r.（中华人民共和国电子签名法, umożliwia tworzenie i używanie podpisów elektronicznych. Chińskie prawo stanowi, że jeżeli obie strony zgodzą się na użycie podpisu elektronicznego w umowie, nie można odmówić jej ważności prawnej wyłącznie ze względu na elektroniczny charakter. Forma elektroniczna może mieć zastosowanie do większości stosunków umownych. Podobnie również w Polsce stosowalność podpisów elektronicznych jest bardzo duża, co może być dla niektórych potencjalnie interesującą formą. Wymaga to jednak dokładnego przeanalizowania legalności konkretnego standardu podpisów używanych przez strony w obu krajach, co w przypadku tak różnych porządków prawnych może okazać się wyzwaniem.
3. Perspektywa chińskiego prawa
Zwrócić uwagę należy na ocenę umów papierowych i elektronicznych przez chiński porządek prawny. Artykuł 135 CKC wskazuje, że czynność prawna może być dokonana zarówno na piśmie, ustnie lub w jakiejkolwiek innej formie – a więc także moze to być umowa w formie elektronicznej. Natomiast, jeżeli przepisy lub umowa stron wymaga określonej formy, czynność taka powinna być dokonana właśnie w takiej formie. Zgodnie z art. 137 CKC oświadczenie woli dokonane w komunikacji w czasie rzeczywistym (np. rozmowy) staje się skuteczne z chwilą, gdy osoba, która otrzymała oświadczenie woli, zapozna się z jego treścią. Wyrażenie intencji dokonane w formie innej niż komunikacja w czasie rzeczywistym staje się skuteczne od momentu doręczenia osobie, która ma otrzymać to oświadczenie woli. Jeżeli takie oświadczenie woli jest dokonywane za pomocą elektronicznej wiadomości z danymi, a osoba, której składane jest oświadczenie woli, wyznaczyła określony system odbioru danych (np. email), staje się ono skuteczne z chwilą wprowadzenia takiej wiadomości z danymi do tego systemu (tj. wysyłki maila). W przypadku, gdy żaden system odbierania danych nie jest specjalnie wyznaczony, umowa zaczyna obowiązywać od chwili, gdy osoba, której składane jest oświadczenie woli, dowiaduje się lub powinna była się dowiedzieć, że wiadomość z danymi weszła do systemu. Oznacza to, że, co do zasady, umowa wyrażona w formie wymiany mailów jest ważna i skuteczna dla większości umów.
Ważne miejsce wersji elektronicznej podkreśla także art. 469 CKC – strony mogą zawrzeć umowę na piśmie, ustnie lub w innej formie. Pismo odnosi się do dowolnej formy, która sprawia, że treść w nim zawarta może być przedstawiona w formie materialnej takiej, jak pisemna umowa, list, telegram, teleks lub faks. Wiadomość z danymi w dowolnej formie np. umowa zawarta w formie elektronicznej poprzez wymianę danych i wiadomości e-mail, która sprawia, że treść w nich zawarta może być przedstawiona w formie materialnej i dostępna do wglądu oraz wykorzystania w dowolnym czasie, będzie uważana za pisemną.
Zasady zawierania umów w Chinach – podsumowanie
Podsumowując, zarówno wersja elektroniczna, jak i papierowa są legalnymi środkami do zawierania umowy w relacjach polsko-chińskich. Jednocześnie każda z form posiada swoje wady i zalety. Jest to kwestia skomplikowana i wymagająca brania pod uwagę wielu wątków, jednak niewątpliwie warto się nad nią pochylić przed narażeniem się na wielotysięczne straty w przypadku padnięcia ofiarą oszustwa, bądź zwykłego błędu. Przez brak lub źle sformułowaną umowę naprawianie szkód, nawet pomimo dobrej woli stron, bywa znacznie utrudnione. Jednocześnie dla swojego własnego bezpieczeństwa (np. postępowania dowodowego) dobrze jest zadbać o fizyczny egzemplarz umowy. Niemniej jednak warto poszukiwać formy wygodnej i bezpiecznej dla prowadzonego przez siebie biznesu. Dobrze w takich kwestiach jest zasięgnąć opinii prawnika i otrzymać analizę przygotowaną pod konkretny przypadek.
