Czym jest KSeF?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to nowoczesny system teleinformatyczny zarządzany przez Ministerstwo Finansów, który umożliwia wystawianie, odbieranie oraz archiwizowanie faktur elektronicznych w jednolitym formacie XML (ustrukturyzowanych). Każda faktura wprowadzona do systemu otrzymuje unikalny identyfikator i trafia bezpośrednio do centralnej bazy danych.

Wprowadzenie KSeF oznacza odejście od tradycyjnych faktur papierowych oraz plików PDF przesyłanych e-mailem. Cały proces fakturowania odbywa się w ramach jednego, zintegrowanego systemu, do którego dostęp mają zarówno przedsiębiorcy, jak i administracja skarbowa.

Obecny etap legislacyjny

Proces legislacyjny związany z KSeF jest rozbudowany i skomplikowany. Pierwszym aktem prawnym wprowadzającym ten system była zmiana ustawy o podatku od towarów i usług (VAT) wprowadzona w październiku 2021 r., obowiązująca od 1 stycznia 2022 r. i wydany na tej podstawie akt wykonawczy: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 roku w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Kolejnym istotnym krokiem była kolejna zmiana ustawy o podatku od towarów i usług (VAT) oraz niektórych innych ustaw z czerwca 2023 r. Obecnie trwają dalsze konsultacje oraz prace legislacyjne w ramach Ministerstwa Finansów. Niniejszy alert odnosi się do zmian przedstawionych w komunikacie Ministerstwa Finansów z dnia 12 kwietnia 2025 roku.

Kogo dotyczy KSeF?

Od 1 stycznia 2022 roku KSeF funkcjonuje jako system dobrowolny dla przedsiębiorców. Ze względu na liczne kontrowersje i obawy ze strony przedsiębiorców wprowadzenie obowiązkowego stosowania Krajowego Systemu e-Faktur było już kilkukrotnie przesuwane.

Zgodnie jednak z najnowszym komunikatem, sytuacja ta ulegnie istotnej zmianie. Zgodnie z założeniami projektu, od 2026 roku korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców, z wyjątkiem tzw. „najmniejszych podatników”.

Ministerstwo Finansów planuje wprowadzenie okresów przejściowych według następującego harmonogramu:

  • od 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 rok przekraczającej 200 mln zł brutto),
  • od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców
    Za najmniejszych podatników uznaje się podmioty, których pojedyncze faktury nie przekraczają 450 zł, a łączna wartość sprzedaży miesięcznej nie przekracza 10 tys. zł. Dla nich obowiązek stosowania KSeF wejdzie w życie od stycznia 2027 roku.

System offline wystawiania faktur

Istotną zmianą z punktu widzenia podatników jest wprowadzenie na stałe możliwości wystawiania faktur w trybie „offline24” (dalej jako „Faktury Offline”). Są to faktury wystawiane zgodnie z wymaganym schematem KSeF, jednak poza połączeniem z systemem — czyli bez bezpośredniego połączenia z jego infrastrukturą. Po ich wystawieniu przedsiębiorca ma obowiązek zgłoszenia ich do systemu.

Pierwotnie rozwiązanie to miało obowiązywać wyłącznie do końca okresu przejściowego, tj. do końca 2026 roku. Jednak ze względu na szeroki sprzeciw przedsiębiorców wobec ciągłego obowiązku korzystania z systemu teleinformatycznego oraz obawy o problemy techniczne, zdecydowano się na jego utrzymanie w formie stałej – z pewnymi ograniczeniami.

Konsekwencje nieprawidłowego fakturowania

W przypadku korzystania z Faktur Offline, niedochowanie terminu przesłania faktury do KSeF (wynoszącego 1 dzień roboczy po jej wystawieniu) będzie wiązać się z surowymi sankcjami. Zgodnie z komunikatem, jeśli faktura zostanie wprowadzona do systemu po terminie lub niezgodnie z wymaganym wzorcem, na podatnika może zostać nałożona kara finansowa w wysokości 100% kwoty podatku VAT wykazanego na tej fakturze.

Możliwość nakładania takich kar ma obowiązywać już od 1 stycznia 2027 roku.

Certyfikacja Przedsiębiorców

Certyfikat wystawcy faktury, będący elektronicznym poświadczeniem tożsamości przedsiębiorcy w KSeF, będzie dostępny już od 1 listopada 2025 roku. Umożliwi on uwierzytelnianie przedsiębiorcy w systemie i będzie niezbędny do wystawiania e-faktur w przypadku awarii KSeF oraz korzystania z Faktur Offline.

Certyfikaty te odgrywać będą także kluczową rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa i integralności KSeF, a jednocześnie gwarantować ciągłość procesu fakturowania, niezależnie od ewentualnych zakłóceń zewnętrznych. Szczegółowe informacje techniczne dotyczące generowania i pobierania certyfikatu zostaną przedstawione w dokumentacji interfejsu programistycznego (API). Jej publikacja na stronie Ministerstwa Finansów jest planowana na czerwiec 2025 roku.

Aplikacja mobilna KSeF

Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatną aplikację mobilną KSeF przeznaczoną do zarządzania fakturami elektronicznymi. Aplikacja jest dostępna do pobrania w sklepach Google Play i App Store dla przedsiębiorców korzystających z dobrowolnej wersji KSeF.

Po zalogowaniu przy użyciu Profilu Zaufanego, aplikacja KSeF umożliwia przedsiębiorcom wystawianie, przeglądanie i bezpieczne udostępnianie faktur poprzez elektroniczne kanały komunikacji. Użytkownicy mają również możliwość tworzenia i przechowywania list kontrahentów oraz rachunków bankowych w swojej prywatnej chmurze, co znacząco przyspiesza proces wystawiania faktur. Faktury poprawnie przesłane za pośrednictwem aplikacji trafiają bezpośrednio do KSeF, zapewniając ich zgodność z systemem.

Podsumowanie

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanowi istotny krok w procesie cyfryzacji i usprawnienia procedur podatkowych w Polsce. Z jednej strony, standaryzacja i centralizacja faktur niosą potencjał znacznego uproszczenia kontroli skarbowych, ograniczenia nieprawidłowości oraz przyspieszenia przepływu dokumentów. Z drugiej strony, rozległość tych zmian, nowe wymagania techniczne oraz rygorystyczne terminy, zwłaszcza w kontekście funkcjonowania w trybie offline, wywołują zrozumiałe niepokoje wśród przedsiębiorców, zwłaszcza tych z sektora MŚP.

Nadchodzący czas będzie dla wielu przedsiębiorstw okresem intensywnych przygotowań, obejmujących dostosowanie systemów księgowych oraz szkolenia personelu. Kluczowym czynnikiem sukcesu wdrożenia KSeF będzie zapewnienie adekwatnego wsparcia, klarownych wytycznych oraz stabilności systemu. Tylko w ten sposób KSeF ma szansę stać się realnym ułatwieniem dla przedsiębiorców, a nie dodatkowym obciążeniem administracyjnym.

📞 Masz pytania? Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci zrozumieć zmiany i przygotować się na ich wdrożenie.